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Participação e votação a distância em reuniões de sócios e assembleias gerais

Como forma de viabilizar a tomada de decisões societárias durante o período de isolamento social para enfrentamento da pandemia da COVID-19, no dia 14 de abril de 2020, o Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI) editou a Instrução Normativa nº 79 para regulamentar a participação e a votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.

As reuniões e assembleias poderão ser semipresenciais ou digitais, a depender da possibilidade de parte dos acionistas, sócios ou associados votarem presencialmente no local físico da realização do conclave. Para aqueles que não comparecerem presencialmente, a votação e a participação será garantia por atuação remota por sistema eletrônico ou boletim de voto a distância.

A convocação de reuniões de sócios e assembleias gerais a distância deve informar se ocorrerá na modalidade semipresencial ou digital, detalhando como os acionistas, sócios ou associados podem participar e votar a distância, bem como disponibilizar os documentos necessários para a deliberação com antecedência em meio digital seguro e indicar os documentos exigidos para que os acionistas, sócios ou associados, bem como seus eventuais representantes legais, sejam admitidos.

A sociedade também deve se preocupar com a disponibilização de sistema acessível e seguro a todos os sócios, acionistas e associados, garantindo a sua participação plena e visualização dos documentos necessários, sendo importante que seja verificado por empresa especializada de tecnologia de informação para assegurar a validade do conclave, inclusive para registrar a participação e gravação da reunião/assembleia, que deverá ser arquivado na sede da sociedade.

Caso a votação ocorra por boletim de voto a distância, a sociedade deverá disponibilizar eletronicamente documento em versão passível de impressão e preenchimento manual, no qual conste a descrição das matérias a serem deliberadas, as orientações sobre o envio à sociedade para arquivamento, a indicação dos documentos necessários para identificação do acionista, sócio ou associado e outras formalidades que julgar necessária.

O boletim de voto a distância deverá ser enviado ao acionista, sócio ou associado na data da publicação da primeira convocação para a reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere, e deve ser devolvido à sociedade no mínimo 5 (cinco) dias antes da data da realização do conclave, que deverá comunicar ao sócio, acionista ou associado até 2 dias do recebimento a validade dos documentos ou necessidade de retificação e reenvio.

As regras da Instrução Normativa 79/2020 do DREI não afastam as demais formalidades exigidas pela legislação e contrato social, sendo indispensável que todos os procedimentos sejam previamente informados com clareza e documentados, a fim de assegurar a validade do conclave em caso de discussão judicial das deliberações.

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